Řekněme si to na rovinu, multitasking je out. Podle některých vědců multitasking dokonce snižuje IQ až o 15 bodů. Takže pokud se toho snažíte stihnout co nejvíce v nejkratším čase, zastavte se. Dnešní tipy pro lepší organizaci práce i času vás totiž přesvědčí o tom, že méně je někdy skutečně více.
Aby se vám dobře pracovalo, potřebujete k tomu co nejméně okolních rušivých vjemů. A možná to ani netušíte, ale jedním z těch nejdůležitějších je váš pracovní stůl. Ruku na srdce, kdo na něm má v dnešní uspěchané době nonstop uklizeno? Pokud tedy patříte mezi ty, kteří mají na svém pracovním stole více předmětů, než je zdrávo, zkuste si upřímně zhodnotit, jestli všechny věci skutečně potřebujete k práci. V ideálním případě vám totiž postačí počítač, diář a sklenička s vodou. Díky tomuto „pracovnímu minimalismu“ vás nebude nic zbytečně rozptylovat.
Předmětem, který lidé často pokládají hned vedle počítače, bývá mobilní telefon. Pak je ale velká šance, že na vás budou neustále poblikávat různá upozornění, které vás budou zbytečně odvádět od práce či studia. Pokud mobil ke své práci nezbytně potřebujete, zkuste si na něm nastavit režim pro soustředění nebo upozornění úplně vypnout. Často se totiž stává, že se reakce na zprávu vmžiku promění v nekonečné skrolování sociálními sítěmi.
To-do listy by se daly označit za krotitele pracovních úkolů. Jenže, co když se zacyklíte do opakovaného přepisování úkolů z jednoho dne na druhý? Nové úkoly pak neustále přibývají a jejich splnění se opět odsouvá na dobu neurčitou. Snaha o produktivitu se pak snadno změní ve frustraci a je pouze na vás, zda se z tohoto bludného kruhu vymaníte.
Zkuste si na začátku pracovního dne vyčlenit pět až deset minut na sestavení skutečně efektivního to-do listu. Vypište si 3 až 4 hlavní úkoly, které vás během dne čekají a přiřaďte jim i přibližný časový fond, který jim chcete obětovat. Jakmile si určíte, kolik času vám jednotlivé úkoly zaberou, můžete si následně rozplánovat i jejich pořadí.
Padají na vás během pracovního dne drobné úkoly, které pod tíhou jiných povinností odkládáte? Výsledkem je pak nepřeberné množství mravenčí práce, která by zpočátku zabrala jen několik minut, v součtu však vytvoří haldu úkolů, nad kterými strávíte třeba i hodinu či dvě.
Důležitým pravidlem pro efektivnější organizaci práce je dělat menší úkoly, které zaberou přibližně 3 až 5 minut ihned. Díky tomu můžete investovat více času do větších úkolů či projektů.
Aby dnešní článek nebyl pouze teoretický, máme pro vás i jednu praktickou techniku pro time managment. Jmenuje se pomodoro a jedná se o metodu, která pomáhá při plánování, koncentraci i organizaci práce. Techniku vynalezl Francesco Cirill a její tajemství spočívá ve využívání pětadvacetiminutových pracovních (či studijních) bloků, které jsou proložené krátkými pauzami.
V praxi to znamená, že se oněch 25 minut plně soustředíte na daný úkol a jakmile vám blok skončí, věnujete si 5 minut pro přestávku. Využívání této techniky vede k lepší koncentraci a vaše mysl nebude zdaleka tak unavená, jako během dlouhých hodin bez pauzy.
