Máte pocit, že vám úkoly protékají mezi prsty, a přesto, že se je snažíte zkrotit nejedním to-do listem, práce spíš přibývá? Vytíženost je v dnešní době „new black“, otázka ale zní, do jaké míry se jedná o přemíru práce, nebo o špatnou organizaci času. Pokud je tedy time-management a prioritizace vašimi slabinami, pak vám dnešní tipy zaručeně pomohou být zase o chlup efektivnější!
Znáte to nejspíš taky. Ráno přijdete do práce s novou vlnou odhodlání, jak to všechno krásně zvládnete. Začnete sepisovat to-do list a než se nadějete, má seznam úkolů téměř kilometr a vám se z toho tak akorát motá hlava. Navíc čím víc práce uděláte, tím víc dalších dílčích úkolů si vygenerujete. To je prostě fakt. Zkuste se proto zastavit a objektivně si zhodnotit, jestli vážně musíte za den udělat tolik úkolů a především, do jaké míry je reálná možnost, že je skutečně zvládnete. Nastavování nesplnitelných cílů vede akorát k demotivaci a ztrátě chuti pracovat.
Spousta lidí si tvoří to-do listy jako seznam, který v průběhu dne odškrtává. To-do list však může mít i jinou a daleko efektivnější podobu. Zkuste si ho zpracovat tak, že si vypíšete úkoly a k nim přiřadíte časovou dotaci, kterou si na danou práci vyčleníte. Například vyřizování e-mailů (30 minut), tvorba prezentace (1 hodina). Díky tomu, že si vedle úkolů napíšete i čas, který nad nimi chcete strávit, si můžete práci lépe rozložit do celého dne.
V ideálním případě si stanovte jasné pořadí úkolů, ve kterém je budete zpracovávat. Tento postup vám ulehčí práci s prioritizací, kterou si dávno odbudete hned ráno a nebudete tak muset trávit dlouhé minuty přemýšlením nad tím, na jakou práci se vrhnete dál.
Odpočinek je minimálně stejně důležitý, jako samotný čas strávený prací. Ne-li důležitější. Váš mozek totiž potřebuje občas vypnout a takříkajíc „dobít baterky“. Proto si stanovte během dne několik přestávek, které se skutečně snažte dodržet. V záchvatu práce má mnoho lidí tendenci odsouvat pauzy s vidinou dřívějšího odchodu domů. Jenže kvůli tomu se může stát, že nakonec pod záplavou úkolů nakonec zůstanete v práci ještě déle.
Je vědecky prokázáno, že přestávky pomáhají se soustředěním během práce. Protože když nepřerušeně pracujete na úkolu, je velmi snadné ztratit koncentraci a zabřednout do úkolu, který v tu chvíli pro vás nemá řešení. Pauzy navíc poskytují jakýsi magický prostor, ve kterém můžete odstoupit od problému či úkolu, a díky tomu nad ním získat nadhled.
Pokud máte svůj pracovní stůl posetý nepřeberným množstvím předmětů, že ani nevíte, kam si máte postavit počítač, nebude se vám pracovat úplně lehce. Každá věc v okolí vás totiž může zbytečně rozptýlit od práce. Stejně tak i samotný neuklizený stůl, který budete mít tendenci neustále uklízet a přeorganizovávat. Zkuste se proto sami sebe zeptat, jestli všechny věci, které se na vašem pracovním stolu nachází, skutečně potřebujete. Protřiďte si papíry, ukliďte ho a ponechte na něm jen to nejdůležitější.
TIP: Pokud ke své práci nepotřebujete mobilní telefon, odložte jej po čas práce také do ústranní. Nastavte si na něm letový režim nebo ztlumte notifikace. Právě mobilní telefon, a zejména pak sociální sítě jsou častým důvodem narušené koncentrace během pracovního času.
