5 tipů, jak vyzrát na čas

1) Začněte ‚opruzem‘

Odborníci tvrdí, že je nejlepší začít těmi nejnepříjemnějšími úkoly. Musíte se v rámci pracovních aktivit sejít s někým hodně protivným? Navrhněte setkání hned ráno. Na tento přístup jsme ostatně zvyklí už od základky, ty nejhorší hodiny (čeština a matika) bývaly hned ráno. Pokud budete obtížná setkání a úkoly odsouvat na konec dne, budete kvůli tomu zbytečně jako na trní.

2) Ať žije systém!

Většina z nás má poněkud zkreslenou představu o tom, jak dlouho určité věci trvají. Když přijde na pracovní úkoly, i bytostní pesimisté to vidí až moc optimisticky. Máme tendenci si fandit. Myslíme si, že přípravu na poradu sfoukneme za dvacet minut, jenže pak se s ní moříme dvě hodiny. Dost si ubíráme i tím, že jsme nesystematičtí, v jednom okamžiku se věnujeme několika věcem najednou; čteme e-maily, vyřizujeme telefonáty, hledáme informace na internetu… K optimistickému odhadu náročnosti úkolu je nutné připočíst třicet procent času navíc, abychom dostali realistický obrázek.

Chcete-li ještě jednodušší tip, zkuste ten, který se osvědčil koučovi Tonymu Schwartzovi. Každý pracovní den si hned ráno vyhradí hodinu a půl na nejdůležitější aktivitu, kterou si určí jako prioritu. S vypnutým mobilem a e-mailem toho totiž zvládne udělat nejvíc a nenechá se ničím rozptylovat. V nejlepším případě si z téhle devadesátiminutovky vytvořte pravidelný zvyk.

3) Prokletá vstřícnost

Podle Davida Grubera, lektora time managementu, můžeme nedostatkem času trpět i kvůli dvěma chvályhodným vlastnostem – když jsme příliš pečliví, občas se necháme zbytečně zahltit prací, a pokud jsme moc vstřícní, tak občas děláme úkoly i za druhé. Není to náhodou váš případ?

4) Papírky versus moderní přístup

Psát si položky na barevný papírek má smysl spíš při výpravě do supermarketu, pro účely pracovních povinností to chce trochu propracovanější systém. Ti, kteří na něj ještě nenajeli, si pak barevnými samolepicími papírky s úkoly oblepují monitor, a vytvářejí tak kolem něj svatozář. Svatozář vedoucí do pekla všech pracantů, kteří si neuroticky pobroukávají „Chvátám, chvátám, nemám chvíli klid“. Techničtější povahy mohou s klidem všechny papírky hodit do koše a místo nich využít zdarma aplikace chytrých telefonů, například Wunderlist, jenž se dá synchronizovat s telefonem i počítačem, nebo on-line správce úkolů s vtipným názvem Remember The Milk (Nezapomeň na mléko).

Momentálně je hodně oblíbený takzvaný time management čtvrté generace. To zní sice hodně hrozivě, ale tak strašné to není. Jde o školení, kde vás naučí, jak čas konečně dostat pod kontrolu. Zaměřuje se hlavně na jedince a na příjemný pocit z dobře odvedené práce.

Podle Petra Pacovského, který v Česku pořádá techniky novodobého plánování času (celodenní kurz pod jeho vedením stojí 9990 Kč, www.pragoeduca.cz), je základem všeho nebýt ve stresu. Měli bychom se ptát: Proč to dělám? Stojí mi vynaložená energie za to? Nový time management počítá dokonce i s tím, že není možné stihnout vše. Milé.

5) Dva je víc než jeden

Dokonalým praktikantem efektivního plánování času je režisér a producent Václav Marhoul. A to se o umělcích říká, že jsou rozevlátí! Veškeré aktivity plánuje do dvou diářů, jeden má na soukromé, druhý na pracovní účely. V tom pracovním si vede takzvaný množinový systém, a dny v týdnu si dělí na telefonní, schůzkové a pracovní, kdy se věnuje koncepční práci. A tyto tři skupiny zásadně nemíchá. „Při plánování svého času musí být člověk trochu sobec a musí umět upřednostňovat priority,“ vysvětluje Marhoul, který si své systematické diáře vede už třicet let. Kromě pracovních povinností se totiž vyplatí plánovat i soukromé záležitosti. Tak na to myslete, a život bude o něco snazší a hezčí.